e-Arşiv Portal'dan fatura kesen işletmeler büyüdükçe "e-Fatura'ya geçmem gerekiyor mu?" sorusuyla karşılaşır. e-Fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir, yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı iki işletme arasında GİB üzerinden iletilir. Bu rehber kimlerin geçmek zorunda olduğunu, başvurunun nasıl yapıldığını ve geçişten sonra faturaların nasıl kesileceğini anlatır.
Kısa cevap
- Zorunlu mu, kontrol edin: brüt satış hasılatınız GİB'in belirlediği haddi aştıysa ya da özel bir sektör grubundaysanız zorunludur.
- Mali mühür (şirketler) veya nitelikli e-imza (şahıs işletmeleri) edinin.
- Yöntem seçin: GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon.
- ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-fatura üzerinden (ya da entegratörünüz aracılığıyla) başvurun.
- Geçiş tarihinden itibaren e-Fatura kayıtlı alıcılara e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv kesin.
Kimler geçmek zorunda?
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre başlıca zorunlu gruplar:
- Brüt satış hasılatı ilgili yılda belirlenen haddi aşanlar,
- İnternetten mal/hizmet satanlar ve aracı hizmet sağlayıcılar (ayrı bir hadle),
- Gayrimenkul ve motorlu taşıt alım-satımı yapanlar (ayrı bir hadle),
- Akaryakıt lisans sahipleri, belirli ÖTV mallarını imal veya ithal edenler, hal komisyoncuları, SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları ve tedarikçileri, oteller, şarj ağı işletmecileri,
- GİB'in yazılı bildirimle geçiş zorunluluğu getirdiği mükellefler.
Haddin altında kalanlar isterse gönüllü olarak geçebilir. Güncel hadleri ebelge.gib.gov.tr mevzuat sayfasından kontrol edin.
Ne zamana kadar geçilmeli?
Hasılat şartını bir hesap döneminde sağladıysanız, geçiş izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren zorunludur (509 GT IV.1.5). Örneğin 2026 hasılatınız haddi aştıysa 1 Temmuz 2027'den itibaren e-Fatura kesiyor olmalısınız.
Şahıs işletmesinin sermaye şirketine dönüşmesi, zorunlu bir şirketin bölünmesi veya birleşmesi gibi durumlarda yeni işletme daha kısa sürede geçmek zorundadır; bu süreçlerde muhasebecinizle takvim yapın.
Yöntem seçimi
| Yöntem | Kimin için uygun? |
|---|---|
| GİB Portal | Az sayıda fatura kesen, ücretsiz çözüm isteyen küçük işletme. Faturalar GİB'in ekranından elle kesilir, mali mühür veya e-imza ile imzalanır. |
| Özel entegratör | Muhasebe veya ön muhasebe programıyla çalışan, fatura sayısı fazla olan işletme. Başvuru ve teknik işleri çoğunlukla entegratör yürütür; ücretlidir. |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi bilgi işlem altyapısı olan büyük işletmeler. |
GİB Portal ile başvuru adımları
- Mali mührünüzü (Kamu SM) veya nitelikli e-imzanızı ve kart okuyucuyu hazırlayın; imzalama aracının kurulu olduğundan emin olun (GİB imzalama aracı kurulumu).
- ebelge.gib.gov.tr adresindeki e-Fatura başvuru rehberini okuyun.
- ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-fatura adresinden yöntem olarak GİB Portal'ı seçip başvuruyu imzalayın.
- e-Arşiv başvurusunu da yapın (ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-arsiv); e-Fatura'ya geçen e-Arşiv'e de geçmek zorundadır.
- Kayıtlı kullanıcı listesinde göründüğünüzü kontrol edin ve müşterilerinize geçiş tarihinizi bildirin.
Geçişten sonra: hangi alıcıya hangi fatura?
- Alıcı e-Fatura kayıtlı → e-Fatura.
- Alıcı kayıtlı değil (mükellef veya bireysel) → e-Arşiv Fatura.
- Her faturadan önce alıcının kayıtlı olup olmadığını sorgulayın: alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulama.
Sık sorulan sorular
Geçiş tarihimden sonra e-Fatura kayıtlı müşteriye yanlışlıkla e-Arşiv kestim.
Süre içindeyse iptal edip e-Fatura olarak yeniden düzenleyin (yanlış kesilen faturayı düzeltme).
Gelen e-Faturaları nereden görürüm?
Kullandığınız yöntemin gelen kutusundan (GİB Portal veya entegratör ekranı). XML olarak indirip Excel'e almak için XML'i Excel'e çevirme rehberine bakın.
e-Fatura'ya geçince e-Defter de zorunlu mu?
e-Defter yükümlülüğü ayrı tebliğle düzenlenir ve birçok durumda e-Fatura ile bağlantılıdır; mali müşavirinize kontrol ettirin.