“Faturamın numarası neden böyle?”, “Neden bir numara atladı?”, “Numarayı ben mi vereceğim?” — elektronik faturaya geçenlerin sık sorduğu sorular. Bu rehber fatura numarasının yapısını ve GİB portalında nasıl oluştuğunu anlatır.
Kısa cevap
- Elektronik fatura numarası 16 karakterdir: 3 karakterlik seri + 4 haneli yıl + 9 haneli sıra numarası (ör.
GIB2026000000123). - GİB e-Arşiv Portal'da numarayı siz vermezsiniz; portal otomatik verir. Belge ancak imzalandığında geçerli bir fatura olur.
- Sıra her yıl başında yeniden başlar.
Yapı
| Bölüm | Örnek | Açıklama |
|---|---|---|
| Seri (3 karakter) | GIB | Portalda kesilen belgelerde GİB serisi; entegratörlerde firmanın seçtiği seri (ör. EFA, ABC) |
| Yıl (4 hane) | 2026 | Belgenin yılı |
| Sıra (9 hane) | 000000123 | Yıl içinde artan sıra |
Portalda numara ne zaman verilir?
Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranında Oluştur dediğinizde belge onaysız kaydedilir ve Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) listesinde görünür. Onaysız belge bir numarayla listelense bile, GİB İmza ile imzalanmadıkça geçerli bir fatura değildir: müşteriye gönderilemez, silinirse hiç düzenlenmemiş sayılır. Faturanın numarasını müşterinize, belgeyi imzalayıp İndir ile aldıktan sonra iletin.
Numara atladıysa
- Elektronik faturada sıra numaraları sistem tarafından verilir; atlama genellikle iptal edilen veya farklı bir belge türünde (ör. aynı seriyi kullanan farklı belge) kullanılan numaralardan kaynaklanır.
- Kendi kayıtlarınızda atlanan numarayı fark ettiyseniz Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında o tarihleri sorgulayıp iptal edilmiş veya indirmeyi unuttuğunuz bir belge olup olmadığına bakın.
- Açıklanamayan bir durum varsa mali müşavirinizle veya entegratörünüzle görüşün.
Numara mı, ETTN mi?
Fatura numarası insanların takibi içindir; ETTN ise dünyada tekrarlanmayan sistem kimliğidir. GİB'in e-Arşiv sorgulama sayfası fatura numarasıyla çalışır; muhasebe aktarımında tekrarı önlemek için ETTN kullanılır. Ayrıntılar: ETTN nedir?
Dosya adlarında numarayı kullanın
Arşivinizde dosyaları fatura numarasıyla adlandırmak, aradığınız faturayı saniyede bulmanızı sağlar. Toplu Fatura PDF Adlandırma aracı PDF'lerden numarayı okuyup dosyaları “Tarih_Firma_FaturaNo” düzeninde yeniden adlandırır.