Ofis taşındı ya da şirket unvanı değişti, ama kestiğiniz faturalarda hâlâ eski bilgiler çıkıyor. Faturada satıcının adı/unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi numarası zorunlu bilgidir; değişiklikten sonraki faturalarda yeni bilgiler yer almalıdır. Bu rehber değişikliğin hangi sırayla ve nerelere işleneceğini anlatır.
Kısa cevap
- Şirketseniz değişikliği ticaret siciline tescil ettirin.
- Bir ay içinde Dijital Vergi Dairesi'nden işyeri adres değişikliğini bildirin (VUK md. 157 ve 168). Ticaret sicili tescili bu bildirimin yerine geçmez.
- e-Arşiv Portal'da Kullanıcı İşlemleri › Kullanıcı Bilgileri ekranında adres/unvanı güncelleyip kaydedin.
- Unvan değiştiyse mali mühür sertifikanızı yenileyin; özel entegratör kullanıyorsanız oradaki firma bilgilerini de güncelleyin.
- Bir taslak faturada yeni bilgileri kontrol edin, sonra fatura kesmeye devam edin.
1. Vergi dairesine bildirim
Şirketlerin işe başlamasını ticaret sicili vergi dairesine bildirir; ancak adres gibi değişiklikleri mükellefin kendisi, olaydan itibaren bir ay içinde bildirmek zorundadır (VUK md. 168/1).
- Dijital Vergi Dairesi'ne giriş yapın.
- Bildirimlerim › Yeni Bildirim Oluştur › İş Yeri Adres Değişikliği Bildirimi adımlarını izleyin.
- Yeni adres başka bir vergi dairesinin bölgesindeyse bildirim yeni vergi dairesine yapılır. Yeni daire yoklama yapar; faaliyet tespit edilince kaydınız taşınır, eski dairedeki kayıt kendiliğinden kapanır.
2. e-Arşiv Portal'da satıcı bilgileri
GİB'in portal kılavuzuna göre faturadaki satıcı bilgileri Kullanıcı İşlemleri › Kullanıcı Bilgileri ekranından kontrol edilir ve değiştirilir. Bu ekranın vergi dairesi kaydınızla kendiliğinden güncelleneceğine güvenmeyin:
- e-Arşiv Portal'a giriş yapın.
- Kullanıcı İşlemleri › Kullanıcı Bilgileri ekranını açın.
- Unvan, adres, il/ilçe ve vergi dairesi alanlarını yeni bilgilerle güncelleyip Kaydet deyin.
- Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranında bir deneme faturasını Oluştur ile taslak olarak kaydedip önizlemede satıcı bilgilerini kontrol edin; imzalamadan silin.
3. Unvan değiştiyse: mali mühür
- Tüzel kişinin unvanı değişince eski unvanı taşıyan mali mühür sertifikası geçersiz olur. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni sertifika başvurusu yapılmalıdır (Kamu SM üzerinden).
- Yalnız e-Arşiv Portal'ı GİB İmza (SMS) ile kullanıyorsanız fatura kesmek için mali mühür gerekmez; ama e-Fatura veya entegratör kullanıyorsanız mühür yenilenmeden belge gönderemezsiniz.
- Mali mühür yetkilisi değiştiyse yeni yetkiliyi de bildirin.
4. Müşterilere ve kurumlara duyurun
- Düzenli müşterilerinize yeni adres/unvanı yazılı bildirin; tedarikçilerinizden alış faturalarında yeni bilgilerinizi kullanmalarını isteyin.
- Banka, pazaryeri, kargo ve e-ticaret hesaplarındaki fatura bilgilerini güncelleyin.
- Web sitenizdeki, antetli kâğıttaki ve e-posta imzasındaki bilgileri değiştirin.
Sık sorulan sorular
Değişiklikten önce kestiğim faturaları yeniden kesmem gerekir mi?
Hayır. Fatura düzenlendiği tarihteki bilgilerle geçerlidir; eski faturalar iptal edilip yeniden kesilmez.
Adres değişti ama portal hâlâ eski adresi gösteriyor.
Kullanıcı Bilgileri ekranını elle güncelleyin. Vergi dairesi kaydınız henüz taşınmadıysa (yoklama bekleniyorsa) birkaç gün sonra tekrar kontrol edin.
Şahıs şirketiyim, sadece adres değişti.
Aynı adımlar geçerlidir: bir ay içinde vergi dairesine bildirim ve portaldaki Kullanıcı Bilgileri güncellemesi. Unvan değişmediği için mali mühür yenilemesi gerekmez.
Bildirimi geç yaparsam?
Süresinde yapılmayan bildirimler için VUK'taki usulsüzlük cezaları uygulanabilir; gecikmeyi fark ettiğinizde hemen bildirin.