Her Aralık ayında noterlerde "defter tasdiki" yoğunluğu yaşanır. Ancak e-Defter ve Defter-Beyan Sistemi yaygınlaştıktan sonra kimin notere gitmesi gerektiği karışık hale geldi. Bu rehber hangi defterin, ne zaman ve nerede onaylatılacağını tek tabloda toplar.
Kısa cevap
- Kağıda tutulan yevmiye, envanter, işletme, serbest meslek kazanç ve çiftçi işletme defterleri, kullanılacakları yıldan önceki son ayda, yani Aralık'ta noterde tasdik ettirilir (VUK md. 220–221).
- Eski defterini yeni yılda da kullanmak isteyenler tasdiki Ocak ayı içinde yeniletir (VUK md. 222).
- e-Defter ve Defter-Beyan Sistemi kullananlar bu defterler için notere gitmez; onay elektronik yapılır.
- Şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı Ocak ayı sonuna kadar yapılır (TTK md. 64/3).
Defter defter tablo
| Defter | Ne zaman? | Nerede? |
|---|---|---|
| Yevmiye ve kebir (e-Defter) | Noter onayı yok | e-Defter beratları |
| Envanter defteri (kağıt) | Aralık'ta açılış veya Ocak'ta yenileme | Noter |
| Envanter defteri (e-Envanter seçildiyse) | Noter onayı yok | e-Defter beratları |
| İşletme defteri, serbest meslek kazanç defteri (Defter-Beyan) | Sistemde elektronik açılış | Defter-Beyan Sistemi |
| Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri (kağıt) | Yaprak varsa yeniden açılış gerekmez | Noter |
| Yönetim kurulu / müdürler kurulu karar defteri (kağıt) | Kapanış onayı Ocak sonuna kadar | Noter |
| Yevmiye defteri kapanışı (kağıt tutuluyorsa) | İzleyen yılın Haziran sonuna kadar | Noter |
e-Defter kullananların atladığı defter: envanter
Bilanço esasına göre defter tutanlar e-Defter'e geçmiş durumda; yevmiye ve kebir için notere gidilmez. Ancak envanter defteri e-Envanter olarak tutulmuyorsa hala kağıttır ve Aralık'ta tasdik ister. 2026'dan itibaren envanter defteri de isteğe bağlı olarak elektronik tutulabiliyor; tercih Dijital Vergi Dairesi'nden dilekçeyle yapılır.
Şirketlerin ticari defterleri
- Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri kağıtsa, yaprak bulunduğu sürece açılış onayı yenilenmeden kullanılır.
- Yönetim kurulu karar defteri (limited şirkette tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteri) için kapanış onayı, izleyen yılın ilk ayının sonuna kadar yapılır.
- 2026'dan itibaren kurulan şirketler pay defteri ve genel kurul defterini elektronik ortamda tutmak zorundadır; diğerleri için elektronik ortam isteğe bağlıdır. Elektronik tutulan defterlerde noter onayı aranmaz.
Yeni kurulan veya sınıf değiştiren işletmeler
- İşe yeni başlayanlar defterlerini işe başlamadan önce tasdik ettirir (VUK md. 221).
- İşletme hesabından bilanço esasına geçenler 1 Ocak'tan itibaren e-Defter'e tabidir; geçiş öncesinde muhasebecinizle e-Defter başvurusunu planlayın (sınıf değiştirme).
Tasdik ettirilmezse
- Süresinden sonraki bir ay içinde tasdik ettirilen defter için usulsüzlük cezası uygulanır; bir aydan sonra tasdik ettirilen defter hiç tasdik ettirilmemiş sayılır (VUK md. 352).
- Tasdiksiz defter, vergi incelemesinde re'sen takdir sebebidir (VUK md. 30).
- TTK'daki onayları yaptırmamak ayrıca idari para cezası gerektirir.
Sık sorulan sorular
Şahıs işletmesiyim, notere gitmem gerekir mi?
İşletme defterinizi Defter-Beyan Sistemi'nde tutuyorsanız (çoğu işletme öyle) hayır; muhasebeciniz yeni yıl açılışını sistemde onaylar.
Limited şirketim e-Defter kullanıyor; hiçbir defter için notere gitmeyecek miyim?
Envanter defteri kağıtsa ve karar defteri kağıt tutuluyorsa gideceksiniz. Hangi defterlerin kağıt olduğunu muhasebecinizle listeleyin.
Tasdik makbuzlarını saklamalı mıyım?
Evet; tasdik şerhi defterin kendisinde bulunur, makbuz ve tasdik numaralarını defterle birlikte saklayın.